Priorização da área comercial de projetos

Problema

há maior demanda por estruturação e apresentação de propostas comerciais para futuros clientes de novos projetos que a capacidade que o Instituto consegue produzir.

Solução

reestruturação de processos administrativos e financeiros, e organização de dados internos para aumentar a celeridade na resposta às propostas.

Como ajudamos a desenhar novos processos

Ao lado, detalhamos cada uma das etapas de uma parceria que durou quase um ano de longas conversas, empatia, mapeamentos e uma imersão profunda no dia a dia da organização.

Etapa 0: Levantamento de dados

Etapa 1: Reconhecimento do Terreno

Etapa 2: Estrutura de preços

Etapa 3: Planejamento comercial

Quem é o parceiro:

O Instituto Elos é uma organização sem fins lucrativos de educação social que fortalece a capacidade das pessoas de transformar sua realidade. Por meio de experiências vivas de transformação, aumentam a autoconfiança e autoestima das pessoas, gerando um ciclo positivo, pelo aprendizado prático sobre sobre si mesmo, sobre o outro, e transformar sua realidade com abundância com um aprendizado multiplicador para questões sociais do mundo.

Etapa 0

Levantamento de dados

 

Levantamos e analisamos todo o histórico acerca das  propostas já enviadas para parceiros e clientes. Com essas informações foi possível ter um ponto de partida para desenho de metas relevantes para a organização. 

Planilhamos as informações que estavam dispersas e separadas no servidor e soltas em arquivos distintos e chegamos às seguintes informações:

  • quantas reuniões são necessárias para fechar um projeto?
  • de todas as propostas enviadas, quantas fecharam?
  • qual o tempo médio para fechar uma proposta?
  • qual o valor médio das propostas aceitas?
  • quais as características comuns dos projetos que foram executados?

Ter esses dados sistematizados nos trouxe insights poderosos para a tomada de decisão sobre por exemplo realizar ou não uma reunião; ou qual tipo de abordagem pode ser mais efetiva para acelerar um fechamento de parceria!

 

Etapa 1

Reconhecimento do Terreno

O Instituto Elos é uma organização que há anos executa projetos complexos e, naturalmente, tem muito conhecimento e muito material sobre sua própria atividade. Para iniciar os trabalhos, foi necessário que reconhecêssemos e tomássemos familiaridade  sobre o que já era feito no Instituto, tanto com relação às vendas dos projetos, como  da sua execução.

Imergimos em materiais relacionados a:

  • Como são realizadas as vendas dos projetos
  • Qual o processo de registro das reuniões 
  • Processos de “followups” das reuniões
  • Processos de orçamentos e precificação dos projetos
  • Processo de elaboração das propostas
  • Critérios para a condução da negociação dos projetos
  • Como e de que maneira são realizados os registros de prestação de contas
  • Como é utilizado institucionalmente o software de gestão de contas
  • Qual é a arquitetura contábil e administrativa para a prestação de contas dos projetos.

 

Etapa 2

Apoio na estrutura de preços

Após o período imersivo na compreensão sobre o que é feito o processo comercial de projetos no Instituto Elos, ficou claro que havia uma demanda latente administrativa para facilitar o processo de prestação de contas dos projetos. Foi necessária apoiar o processo da criação de meios para que o accountability diário conversasse com os modelos exigidos pelos financiadores.

Neste sentido, construímos juntos um novo modelo de precificação e propostas de novos projetos que conversa com o modelo  de prestação de contas, integrado ao sistema financeiro usado pela instituição. 

Para atender essa necessidade, foram muitas conversas com diversos profissionais da equipe do Elos para compreender como acontecia este processo que historicamente, sempre foi feito de maneira muito intuitiva: entender como é realizada a contabilidade dos gastos do Instituto.

Com carinho e atenção ao legado construído por todos os anos de trabalho, conseguimos construir um racional para precificar projetos, que contemplou toda a complexidade da atuação desta organização.

 

Etapa 3

Planejamento comercial de projetos

A partir dos dados coletados nas etapas anteriores, foi possível construir o novo processo do orçamento de projetos, integrado à operação financeira do Instituto Elos. 

A clareza no processo orçamentário da organização, deu inputs para o planejamento comercial.

A compreensão assertiva de quanto recurso a organização necessita para executar seu planejamento anual (ou semestral, ou qualquer outra unidade de tempo), serviu de base para o desenho de um planejamento comercial de projetos e orçamentário mais pragmático. Foi de extrema relevância para a diretoria compreender a margem de contribuição de cada projeto para o orçamento institucional. 

O que entregamos?

Sistematização de informações

Informações sistematizadas do histórico comercial do Elos, com insights poderosos;

Modelo de precificação de projeto

uma planilha com campos e premissas variáveis, mas rubricas padronizadas que conversam com o modelo de prestação de contas do Instituto

Metas e Indicadores

desenhados em conjunto com a equipe, que conversem com o planejamento institucional

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